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Mediation – Vorgespräche entscheiden über den Erfolg

Es geht um Team-Mediation bzw. eine mediative Prozessbegleitung in einer Organisation. Immer wieder werde ich gefragt: „Müssen wir Vorgespräche mit jedem einzelnen Team-Mitglied führen (lassen – durch mich als Mediatorin)? Meine Erfahrung sagt ganz klar: Ja, selbst wenn HR oder auch eine Linien-Vorgesetzte dies bereits getan hat.

Darum erfahrt hier, was Vorgespräche ermöglichen – und warum sie für den gesamten Prozess und für jeden Einzelnen so nützlich und sinnvoll sind!

Vorgespräche schaffen einen sicheren Rahmen

• Offenheit und Transparenz
• Öffnen für sensible Themen
• Sprechen ohne Schere im Kopf und Angst vor Konsequenzen – im hierarchiefreien Raum
• Erkennen von systemischen Themen und Mustern (unklare Rollen und Rang + Reihenfolgen, Macht, Loyalität, informelle Strukturen, Kommunikationsdefizite)
• Klären, was veränderbar ist und was auch nicht.
• Fazit: Ohne geschützten Rahmen bleiben relevante Konfliktaspekte unsichtbar und damit unlösbar. Man würde vielleicht nur an Symptomen arbeiten.

Aufbau von Bindung und Nähe

• Von der Information über die Akzeptanz zum Vertrauensaufbau
• Hoffnung geben und Ressourcen aktivieren
• Lösungsorientierung als Grundlage für nachfolgende Coachings/Mediation
• Raus aus dem Stress
• Schutz von vulnerablen Personen
• Selbstwirksamkeit spürbar machen (was kann jeder einzelne/jede einzelne bereits tun?) – Selbstwirksamkeit ist ein wichtiger Resilienzfaktor
• Fazit: Die Motivation steigt. Wertschätzung öffnet die Menschen für Hoch-Performance und Wertschöpfung. Eine Mediation ohne Vorgespräche begünstigt dominante Stimmen und benachteiligt leise Beteiligte.

Senken des Risikos von Eskalation im Gruppen-Setting

• Ungefilterte Vorwürfe in der Gruppe können die Situation emotional überladen
• In Einzelgesprächen erkenne ich Muster, Trigger und Eskalationsrisiken
• Fazit: Vorgespräche reduzieren Risiken

Klärung von Erwartungen, Bedürfnissen/Interessen und Zielen

• Klärung, was sich konkret ändern soll
  • Klärung des eigenen Anteils am bisherigen Setting oder auch des Konflikts (was trage ich dazu bei, dass…)
  • Stärkung der Eigenverantwortung und erste Lösungs-Intervention (und was wäre ein erster Schritt…, s.o.)
• Fazit: Klärung verhindert oder reduziert Missverständnisse

Effizienz der Team-Maßnahme steigt

• Vorbereitung kann genau dort ansetzen, wo die Team-Mitglieder sind (bedürfnisorientiertes Coaching)
• Zentrale Themen können vorbereitet werden
• Zeit kann effektiver genutzt werden
• Fazit: Einzelgespräche sparen im Gesamtprozess und steigern die Erfolgswahrscheinlichkeit

 

Welche Fragen sich für Vorgespräche in der Mediation anbieten

Framen: Rahmen setzen/Zeit, Vorwissen über mich / uns als Moderatorinnen und Mediatorinnen und den Prozess abfragen. Ankündigen, worum es jetzt geht und wie es in das Ganze integriert ist. Wertschätzung der geleisteten Arbeit. Vertraulichkeit zusichern.

 

Grobes Ziel ist …

Dafür ist… geplant – nach den Vorgesprächen.

Intro

• Was ist deine Aufgabe?
• Was weißt du über den Rahmen und den strategischen Hintergrund? Was ist der Sinn und das Ziel?
• Was magst du an deiner Aufgabe, was fällt dir schwerer?

Zusammenarbeit beschreiben lassen

• Wie würdest du die Zusammenarbeit im Team beschreiben?
  • Wie wird kommuniziert?
  • Wo gibt es Missverständnisse? Wo gibt es Ungerechtigkeiten?
  • Was läuft gut, harmonisch und rund?
  • Was wäre das Schlimmste, was passieren könnte – und was wäre das Beste?

Veränderungsbereitschaft ansprechen

• Wie ist deine momentane Stimmung auf einer Skala von von 1 (nicht so dolle) bis 10 (super)?
• Wie hoch ist deine Bereitschaft, etwas zu verändern?
• Was wäre ein erster Schritt, um von …. auf die nächste Zahl zu kommen?

Wünsche für die Zusammenarbeit in Zukunft

• Was wünscht du dir für die Zusammenarbeit?
  • Was ist dir wichtig? Was brauchst du?
  • Was müsste aus deiner Sicht passieren, damit sich die Situation spürbar verbessert?
• Was wünscht du dir von der Führung?
• Was könntest du selbst zur Lösung beitragen?
  • Wenn dir nichts einfällt: Was würde jemand Weises dir empfehlen?
• Was bräuchtest du von den anderen?
  • Was trennt oder unterscheidet dich von den anderen?
  • Was verbindet dich mit den anderen?

Der erste Schritt – Vorgespräche sind Teil eines Coaching-Prozesses

• Was wäre ein erster Schritt – eine konkrete Verbesserung, von dir, von den anderen?

 

Darum empfehle ich dringend, mir als Mediatorin, Coach und Beraterin die Zeit zu geben – und das Budget gut zu investieren. Es zahlt sich aus, auch für die weitere Arbeit im Business-Coaching, Organisationsentwicklung und Veränderung.